عندما يرد عدة أشخاص من رقم واتساب واحد، يكون السؤال الأول عن كل محادثة جديدة: «لمن هذه؟». ومن دون إجابة، يأخذ الأسرع كل شيء، ولا يأخذ الأهدأ شيئًا، وتبقى المحادثة التي تصل في 12:58 بلا صاحب.
يجيب التناوب عن هذا السؤال لحظة وصول المحادثة. لكل زميل تسمية تحمل اسمه، وتحصل كل محادثة واردة جديدة على تسمية الشخص التالي، بالدور. إنها آلية صغيرة عن قصد: تضع تسمية ولا تقفل، وبقية هذه الصفحة دقيقة في الشقين معًا.
ما الذي يفعله التناوب
كل من يستطيع الرد في صندوق الوارد، أي المالك وكل زميل شورك معه، لديه تسمية تحمل اسمه، مثل «مريم الحسن». تُنشأ التسمية تلقائيًا عندما يقبل الزميل دعوته. وعند تفعيل التناوب، تحصل كل محادثة فردية واردة جديدة على تسمية اسم الشخص التالي في التناوب، وينتقل الدور.
لا تُوسم إلا المحادثات الواردة الجديدة فعلًا. تُترك محادثات المجموعات كما هي، وكذلك المحادثات التي بدأها فريقك، لأن المحادثة التي فتحتها يقف خلفها شخص أصلًا. والمحادثة التي تحمل تسمية اسم من قبل لا تُوسم مرة أخرى، ويمكن مع ذلك إضافة تسمية اسم ثانية إلى المحادثة يدويًا عندما يتشاركها شخصان.
ولأن النتيجة تسمية عادية، فكل ما يعمل مع التسميات يعمل مع التناوب: يمكن تصفية قائمة المحادثات إلى «الخاصة بي»، ويمكن لعامل تصفية محفوظ أن يعرض محادثات شخص واحد، والتسمية ظاهرة على المحادثة للجميع.
- يسري على المحادثات الفردية الواردة الجديدة فقط.
- لا يضع التناوب تسمية أبدًا على المجموعات ولا على المحادثات التي بدأها فريقك.
- اختيار واحد لكل محادثة، يتم مرة واحدة، وبالترتيب الذي تحدده.
- التسمية تسمية عادية: صفِّ بها، وابحث بها، وأضفها أو أزلها يدويًا.
طريقة الإعداد
- 1
شارك صندوق الوارد مع فريقك
يحصل كل زميل على تسمية اسمه عندما يقبل الدعوة. لا شيء لتنشئه يدويًا.
- 2
افتح «التسميات» ثم تبويب «التناوب»
لا يستطيع تغيير التناوب إلا المديرون، أي الأعضاء الذين لديهم «تحكم كامل». ويستطيع الجميع رؤيته.
- 3
فعّل الأشخاص الذين يتلقون المحادثات
كل صف يمثل زميلًا. فعّل من يتلقى المحادثات الجديدة واترك البقية متوقفين.
- 4
رتّبهم
اسحب الصفوف على الحاسوب، أو استخدم زرَّي الأعلى والأسفل على الهاتف.
- 5
حدّد الأوزان والساعات وفترات الإيقاف حيث تحتاج إليها
كلها اختيارية، وكلها لكل شخص على حدة. يشرح القسم التالي كلًّا منها.
- 6
شغّل التناوب
من تلك اللحظة تحصل كل محادثة واردة جديدة على تسمية الشخص التالي. ويعرض التبويب من يتلقى المحادثة التالية، ومتى وُضعت التسمية على آخر محادثة، وكم شخصًا يتلقى المحادثات.
عناصر التحكم لكل شخص
التناوب البسيط «الكل بالدور» عادل فقط عندما يعمل الجميع الساعات نفسها ويحملون العبء نفسه. وتتولى أربعة عناصر تحكم الحالات التي لا يكون فيها الأمر كذلك.
| عنصر التحكم | ما الذي يفعله | مثال |
|---|---|---|
| الترتيب | التسلسل الذي ينتقل فيه الدور | مريم، ثم خالد، ثم نورة، ثم العودة إلى مريم |
| الوزن، من 1 إلى 20 | الشخص بوزن 2 يتلقى ضعف عدد المحادثات الجديدة التي يتلقاها الشخص بوزن 1 | موظف بدوام كامل بوزن 2 إلى جانب موظف بدوام جزئي بوزن 1 |
| إيقاف مؤقت حتى تاريخ | يُتخطى الشخص حتى ذلك التاريخ ثم يعود تلقائيًا | إجازة حتى يوم 1 من الشهر: لا محادثات حتى ذلك الحين، ولا أحد يحتاج إلى تذكّر إعادة تفعيله |
| متوقف | خارج التناوب حتى يعيد أحد تفعيله | مدير لا يغطي إلا الحالات الطارئة |
| ساعات العمل | أيام وساعات وفق المنطقة الزمنية لذلك الشخص، وخارجها يُتخطى ما دام شخص آخر في نوبته | مريم من 09:00 إلى 17:00 في لندن، ونورة من 09:00 إلى 17:00 في نيويورك، ولا تُوسم كل منهما إلا خلال يومها |
ساعات العمل نوافذ داخل اليوم نفسه. النوبة التي تمتد بعد منتصف الليل غير مدعومة، فقسّمها على ساعات شخصين أو اترك الساعات دون تحديد لذلك الشخص.
إذا لم يكن أحد في نوبته عند وصول محادثة، فإنها تذهب مع ذلك إلى الشخص التالي المفعّل وغير الموقوف مؤقتًا، لا إلى لا أحد. المحادثة التي تصل في 02:00 لا توقظ أحدًا، لكنها تحمل اسمًا في الصباح.
من لا يستطيع تلقي المحادثات، ولماذا يذكر الصف ذلك
بعض الزملاء لا يمكن تفعيلهم، ويخبرك تبويب «التناوب» بالسبب على الصف نفسه بدلًا من أن يفشل بصمت.
- الزميل الذي لديه وصول للعرض فقط لا يستطيع تلقي المحادثات، لأنه لا يستطيع الرد. غيّر دوره لتسمح له بذلك.
- الزميل الذي ليس لديه وصول إلى صندوق الوارد، أو الذي غادر، غير مؤهل. وعندما يُزال وصول أحدهم يخرج من التناوب من تلقاء نفسه، وتبقى تسميته على المحادثات التي كانت لديه.
- تسمية الاسم التي تحولت إلى مرحلة في مسار المبيعات، أو وُضعت في مجموعة من التسميات المتنافية، لا يمكن استخدامها للتناوب. اختر تسمية أخرى أو أخرجها من المجموعة.
- يحصل زميلان يحملان الاسم نفسه على تسميتين مختلفتين، الثانية مرقّمة، مثل «سارة أحمد (2)». ويطلب منك التبويب إعادة تسميتها إلى شيء أوضح.
ما لا يفعله التناوب عن قصد
التناوب قاعدة لوضع التسميات. ومعرفة أين يتوقف هي ما يتيح لك بناء طريقة عمل عليه.
- لا يجعل أحدًا مالكًا لمحادثة. لا يوجد حقل للمالك أو المكلَّف، بل توجد تسمية عليها اسم.
- لا يغيّر من يستطيع رؤية المحادثة. كل من كان يستطيع فتح المحادثة من قبل ما زال يستطيع ذلك. بل يمكن أن يحصل زميل ذو وصول محدود على تسمية محادثة لا يستطيع فتحها، لذلك إذا كنت تحدّ مما يراه الأشخاص، فشارك مع كل شخص عامل تصفية على تسمية اسمه.
- لا يقفل المحادثة. يستطيع كل من لديه وصول أن يرد، ومؤشر «يجيب» المباشر في Spun هو ما يمنع شخصين من الرد في الوقت نفسه.
- لا يوازن حسب حجم العمل. يحسب الأدوار والأوزان، لا عدد المحادثات المفتوحة لدى الشخص ولا مدى انشغاله.
- لا يوجّه حسب الموضوع أو المهارة. كل محادثة جديدة تذهب إلى الشخص التالي، أيًّا كان موضوعها.
- لا يضع تسميات على المجموعات ولا على المحادثات التي يبدأها فريقك.
العمل بالتسميات يومًا بيوم
الغاية من وجود اسم على كل محادثة أن يستطيع كل شخص فتح صندوق الوارد ورؤية قائمته الخاصة. وعامل تصفية محفوظ على تسمية اسمك يمنحك ذلك تمامًا، ويستطيع المدير الاحتفاظ بعامل تصفية لكل زميل ليرى كيف تبدو كل قائمة.
اجمعه مع «هدف الرد الأول» فتكتمل الصورة: يقول التناوب لمن المحادثة، ويقول العد التنازلي المباشر للهدف منذ متى تنتظر، وتُظهر لوحة ترتيب الفريق لاحقًا مدى سرعة رد كل شخص. وعندما تحتاج محادثة إلى الانتقال إلى شخص آخر، أضف تسمية اسمه أو استبدلها بها، ولا يلزم تغيير أي شيء آخر.
إذا لم يكن أحد قادرًا على تلقي المحادثات، أو كان التناوب متوقفًا، تصل المحادثات الجديدة ببساطة دون تسمية اسم، كما كانت من قبل. لا شيء يتراكم في الانتظار ولا شيء يضيع.